Echter Kundenfall · Kosmetik-Unternehmen · Daten anonymisiert
2.000 Belege im Rückstand. Heute: einmal scannen — der Rest ist Automatik.
Ein Kosmetik-Unternehmer ertrank in Bewirtungsbelegen und benannte jede gescannte PDF von Hand um — während der Steuerberater immer ungeduldiger nachfragte. Heute scannt er den Beleg in sein Google Drive. Gelesen, benannt, der richtigen Firma und Kostenart zugeordnet, gegen Karte und Konto abgeglichen, fertig für DATEV: macht das System.
2.000+ BelegeRückstand beim Start
Scannen — fertigDer einzige Handgriff, der blieb
DATEV-fertigÜbergabe an den Steuerberater
Ausgangslage
Als der Steuerberater anrief, lagen über 2.000 Belege im Rückstand.
Das Geschäft lief — die Ablage nicht. Bewirtungsbelege aus Monaten, Quittungen als Handy-Foto, Rechnungen im Postfach. Und nach jedem Scan dieselbe Handarbeit: PDF öffnen, entziffern, umbenennen, in den richtigen Ordner schieben, mit der Kartenabrechnung abgleichen. Bei über 2.000 offenen Belegen war klar: Das holt niemand mehr von Hand auf.
Der Steuerberater fragte längst nicht mehr freundlich nach, die Frist stand — und die Buchhaltung war das Letzte, woran er abends dachte, und das Erste am Morgen. Gebraucht wurde ein schneller Fix. Geworden ist daraus ein System, das seitdem jeden Tag läuft.
So läuft es jetzt
Der Weg jedes einzelnen Belegs.
Sein einziger Handgriff heute: scannen. Der Beleg landet in seinem Google Drive — ab da übernimmt das System, das lokal auf seinem eigenen Server läuft. Kein Beleg verlässt das Haus:
01Scannen
Scannen oder fotografieren — der Beleg landet im Google Drive. Das war der ganze Job. Wirklich.
02Auslesen
Das System liest Aussteller, Betrag, Datum und Belegnummer — auch von Handschrift auf Bewirtungsbelegen.
03Zuordnen
Richtige Firma, richtige Kategorie und Kostenart — automatisch, aus dem Inhalt des Belegs.
04Umbenennen
Einheitliches Namensschema mit Datum, Aussteller, Betrag und Karte — DATEV-tauglich abgelegt.
05Abgleichen
Jede Kartenabbuchung und jede Kontobewegung bekommt ihren Beleg — was fehlt, wird gemeldet.
Der Blick ins System
Ein Dashboard für alle Firmen.
Drei Ansichten aus dem laufenden System: die Belegverarbeitung — auch über mehrere Firmen hinweg —, ein automatisch vervollständigter Bewirtungsbeleg und das Finanz-Cockpit, das alle Konten konsolidiert zeigt.
Werkraum Studio GmbHNordlicht Kosmetik GmbHM&K Handels-GbRPrivat
Bewirtete Personen
Aus der Historie erkannt: dieselbe Runde wie beim letzten Teamessen — vier Namen, mit einem Klick übernommen. Anlass und Personen stehen damit steuerfest auf dem Beleg.
Nachgebaute Ansicht — Namen und Daten frei erfunden. Die echten Belege bleiben auf dem Server des Betriebs.
Finanz-Cockpitalle Firmen & Konten, konsolidiert in EUR · Juli 2026
Konten verbunden
38.240 €
Kontostand — über alle Firmen
52.180 €
Geld rein diesen Monat
44.960 €
Geld raus diesen Monat
+7.220 €
Netto — auf einen Blick statt in fünf Logins
Einnahmen vs. Ausgaben · letzte 6 MonateEinnahmen Ausgaben
HinweisAbo-Kosten Grafik-Tool laufen in zwei Firmen doppelt — 59 €/Monat sparbarPrüfen
HinweisRechnung an Kunde K-1042 seit 12 Tagen überfällig — Erinnerung vorbereitetEntwurf bereit
Nachgebaute Ansicht — sämtliche Beträge und Verläufe frei erfunden.
Die Ansichten sind dem laufenden System nachgebaut und mit erfundenen Daten gefüllt — echte Firmen-, Personen- oder Belegdaten zeigen wir nicht.
Was dahinter steckt
Alles lokal. Alles im Besitz des Betriebs.
Läuft auf dem eigenen Server
Verarbeitung, Ablage, Abgleich — alles passiert lokal im Haus. Kein Beleg, kein Kontoauszug und keine Kartenabrechnung wandert zu einem Cloud-Dienst.
Lernt aus jeder Korrektur
Wird eine Zuordnung einmal von Hand korrigiert, merkt sich das System die Regel — beim nächsten Beleg desselben Ausstellers sitzt Firma und Kostenart sofort.
Der Mensch prüft nur die Ausnahmen
Was eindeutig ist, läuft durch. Nur unklare Fälle landen unter „Zu prüfen" — mit allem vorbereitet, sodass die Entscheidung Sekunden dauert.
DATEV-fertige Übergabe
Einheitlich benannte Belege, sauber nach Firma und Kostenart abgelegt, jeder Betrag mit Karte oder Konto abgeglichen — der Steuerberater bekommt einen Ordner, keine Rätsel.
Ergebnis
Vom Rückstand zum Dauerlauf.
2.000+ Belege aufgeholt
Der komplette Rückstand wurde durch das System gezogen — gelesen, benannt, zugeordnet. Aus dem Schuhkarton wurde eine DATEV-fertige Ablage.
Ruhe beim Steuerberater
Statt Nachfragen und Fristen: ein sauberer Ordner pro Monat, jeder Betrag mit Karte oder Konto abgeglichen. Bewirtungen steuerfest statt aussortiert.
Ein Handgriff statt eines Wochenendes
Scannen — fertig. Umbenennen, Zuordnen, Abgleichen erledigt das System. Der Kopf ist abends wieder frei fürs Geschäft.
Ein echter Kundenfall: Aus Verschwiegenheit sind alle Ansichten, Namen und Beträge anonymisiert und nachgebaut — der Ablauf ist genau der, der bei diesem Kunden seit dem ersten Tag läuft. Was das System in deinem Betrieb leisten würde, klären wir im Growth Audit.
Die Eckdaten
Für Betriebe mit mehr als einem Aktenordner.
IndividualFestpreis — schriftlich vor Beginn, keine Überraschungen
Lokal im Hausläuft auf dem eigenen Server — Belege bleiben im Betrieb
30 TageFehlerbehebung nach der Übergabe inklusive
100 % Besitzkein Abo, keine automatische Verlängerung
Stapeln sich bei dir auch die Belege?
Lass uns kurz drüber sprechen — 30 Minuten mit Patrick, danach weißt du, ob und wo sich das bei euch rechnet. Auch wenn die Antwort „noch nicht" ist.